Inchecken, uitchecken en periodieke inspecties in huurkamers

01Waarom is een vastgelegde begin- en eindsituatie zo belangrijk?

Bij een vertrek komt vroeg of laat de vraag: was die vlek, dat gat of die kapotte lamp er al? Zonder vastlegging staat dan uw woord tegenover dat van de bewoner. Dat kost tijd, en vaak ook geld.

De overheid raadt verhuurders aan om bij de start van het huurcontract een zo volledig mogelijke opnamestaat van de woning te maken, en vlak voor het einde van de huur opnieuw. Is er bij de overdracht geen opnamestaat gemaakt, dan kan de verhuurder minder makkelijk bewijzen dat schade door de vertrokken huurder is veroorzaakt.

Ook de regels voor de borg maken goede vastlegging belangrijk. Sinds 1 juli 2023 geldt voor woningen:

• de waarborgsom is maximaal twee maanden kale huur;
• laat de huurder de woning achter volgens de afspraken of zonder schade, dan betaalt de verhuurder de borg binnen 14 dagen terug;
• houdt de verhuurder iets in voor schade of achterstallige betalingen, dan moet het restant binnen 30 dagen terug;
• slijtage of schade door slecht of achterstallig onderhoud van de verhuurder mag niet van de borg af.

Een goede opname aan het begin en eind maakt dus het verschil tussen een snelle afrekening en een lange discussie. En het maakt eerlijk zichtbaar wat wel en niet door de bewoner komt.

02Wat legt u vast bij het inchecken?

Het inchecken is het moment om de nulsituatie vast te leggen, samen met de bewoner. Werk per ruimte en steeds in dezelfde volgorde, zodat u bij het uitchecken precies kunt vergelijken.

Per kamer

• een overzichtsfoto vanuit de deuropening en een vanuit de tegenoverliggende hoek;
• muren, plafond en vloer: bestaande vlekken, gaten, krassen en vochtplekken, elk met een close-up;
• raam, kozijn, ventilatierooster en verwarming: werkt het, zit het rooster open;
• deur en slot: werkt het slot, hoeveel sleutels;
• meubilair en matras: staat, vlekken, schade;
• rookmelder: aanwezig, getest, vervangdatum.

Gedeelde ruimten

• keuken: kookplaat, koelkast, afzuigkap, brandblusser en blusdeken;
• badkamer en toilet: tegels, kit, afvoer, ventilator;
• gang en trap: vrij en schoon.

Wat er verder bij hoort

• meterstanden van gas, stroom en water, met een foto van de meter, als de bewoner per meter of naar verbruik betaalt;
• sleutels en pasjes: hoeveel, welke nummers, getekend voor ontvangst;
• inventaris: beddengoed, servies, pannen en andere spullen die bij de kamer horen;
• uitleg: huisregels, waar de blusser hangt, hoe de ventilatie werkt, wie te bellen bij een storing.

Laat de bewoner de opname bekijken en aftekenen. Een foto zonder datum en zonder handtekening is minder sterk dan een opname die beide partijen hebben gezien.

03Hoe vaak doet u een periodieke inspectie?

Voor de tussentijdse inspectie schrijft de wet geen vaste termijn voor. Het is een keuze van de beheerder. Een vast ritme, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal, plus extra bezoeken waar dat nodig is, werkt in de praktijk beter dan alleen reageren op klachten.

Wie met de SNF-norm werkt, krijgt daarnaast zelf inspecties door een geaccrediteerde inspectie-instelling. Volgens SNF wordt na registratie jaarlijks administratief gecontroleerd en worden de locaties waarvoor u eerst verantwoordelijk bent periodiek op alle normen geïnspecteerd. In de SNF-norm (versie 7.3) staat dat de inspecteur een steekproef uit uw locatielijst trekt en dat u 24 uur van tevoren hoort welke locaties het worden. Een woning die u zelf regelmatig bekijkt, staat er dan gewoon goed voor.

Waar u bij een periodieke inspectie op let:

• vocht en schimmel, vooral in slaapkamers, badkamers en achter kasten;
• open ventilatieroosters en een werkende afzuiging;
• rookmelders, CO-melder, brandblusser en blusdeken;
• overbelaste stekkerdozen en bijgezette kachels;
• schade die nog klein is, zoals een lekkende kraan of een loszittende kitrand;
• het aantal bewoners en bedden: klopt het met de afspraken?

Plan de inspecties zo dat u per dag meerdere woningen in dezelfde regio bezoekt. Een vaste route scheelt veel reistijd.

04Mag u als verhuurder zomaar een kamer binnengaan?

Nee. Een verhuurde kamer is het huis van de bewoner. Het Wetboek van Strafrecht beschermt de huisvrede (artikel 138). Die bescherming hoort bij wie er feitelijk woont, niet bij de eigenaar. De Hoge Raad oordeelde in 2021 dat binnengaan in een woning die een ander bewoont wederrechtelijk kan zijn, ook als de eigenaar toestemming heeft gegeven.

Tegelijk moet een huurder de verhuurder gelegenheid geven voor dringende werkzaamheden (artikel 7:220 lid 1 Burgerlijk Wetboek). Weigert de huurder dat, dan kan de verhuurder naar de rechter. Een periodieke inspectie is iets anders dan dringende werkzaamheden, dus maak er goede afspraken over.

Wat in de praktijk werkt:

• leg in het huurcontract of de huisregels vast dat er periodieke inspecties zijn en waarom: veiligheid, vocht, onderhoud;
• kondig een bezoek vooraf aan, met datum en tijdvak, in een taal die de bewoner begrijpt;
• klop aan, stel u voor, en ga alleen naar binnen als de bewoner dat goed vindt;
• fotografeer de ruimte en de gebreken, niet de bewoner of zijn persoonlijke spullen;
• is de bewoner er niet, ga dan niet zonder afspraak een afgesloten kamer binnen, behalve bij een echte noodsituatie.

Dit is een algemene uitleg en geen juridisch advies. De precieze regels hangen af van het contract en de situatie. Raadpleeg een jurist bij twijfel, zeker als een bewoner de toegang weigert.

05Hoe legt u bewoners de inspectie uit, in hun eigen taal?

Bewoners die de taal niet spreken, zien een inspectie snel als controle of wantrouwen. Een korte uitleg in hun eigen taal haalt dat weg. In de SNF-norm (versie 7.3) moeten korte huis- en leefregels in de taal van de bewoners op een centrale informatiekaart staan, met de telefoonnummers van de beheerder, de brandweer, de politie en 112. Sinds de Wet goed verhuurderschap (1 juli 2023) moeten verhuurders huurders ook schriftelijk informeren over hun rechten en plichten.

Leg drie dingen uit:

1. Waarom er wordt gekeken: veiligheid, vocht en onderhoud, niet de persoon.
2. Wat er wordt gefotografeerd: de kamer en gebreken, geen persoonlijke spullen.
3. Wat er daarna gebeurt: een gevonden gebrek wordt een melding met een termijn, en de bewoner hoort wanneer het is opgelost.

Geef bewoners ook een makkelijke manier om zelf een gebrek te melden, zonder te wachten op de volgende inspectie. Een kleine lekkage die meteen wordt gemeld, is goedkoper dan een plafond dat na drie maanden naar beneden komt.

06Wat doet u met de bevindingen?

Een inspectie zonder opvolging is alleen een foto-album. Maak van elke bevinding een melding met een eigenaar en een termijn.

• Direct gevaar, zoals een niet-werkende rookmelder, een gaslucht of losse bedrading: dezelfde dag oplossen.
• Gebrek dat erger wordt, zoals een lek, schimmel of een kapotte ventilator: binnen een paar dagen.
• Klein onderhoud, zoals een loszittende deurklink of een losse plint: inplannen bij het volgende bezoek.
• Gedrag, zoals een dicht rooster of was op de kamer: uitleggen aan de bewoner en bij de volgende inspectie nakijken.

Leg ook vast wanneer het is opgelost, met een foto van het resultaat. Bij een SNF-inspectie geldt iets vergelijkbaars: tekortkomingen moeten binnen de gestelde termijn worden hersteld, en volgens versie 7.3 kan herstel worden aangetoond met een schriftelijke bevestiging, foto's of film. Wie zijn eigen bevindingen al zo vastlegt, heeft dat bewijs klaar.

Gaat het om vocht of schimmel, dan is de vraag vaak: komt het door het gebouw of door het gebruik? Een overzicht vindt u in ons artikel schimmelschade in een huurkamer: gebrek of gebruik?

07Wat controleert u bij het uitchecken?

Het uitchecken is de spiegel van het inchecken. Loop dezelfde ruimten in dezelfde volgorde langs en vergelijk met de foto's van de start. Doe het bij voorkeur samen met de bewoner, vóór de sleutels worden ingeleverd.

Noteer bij elke afwijking of het om normale slijtage gaat of om schade. Een vloer die na een jaar wat doffer is, is slijtage. Een brandgat in het matras is schade. Bij twijfel helpt de foto van de start. Reken af binnen de termijnen voor de borg: 14 dagen zonder aftrek, 30 dagen met.

08Hoe versnellen digitale inspecties met foto's het werk?

Een inspectie op papier kost dubbel werk: buiten schrijven, binnen overtypen, foto's apart opslaan en later zoeken. Met een digitale inspectie op de telefoon gaat het in één keer:

• een vaste lijst per woning, zodat niemand een punt vergeet;
• bij elk punt een foto, met datum en tijd vanzelf erbij;
• een gebrek wordt meteen een melding met een termijn;
• bij het uitchecken haalt u de foto's van het inchecken er direct bij;
• bij een discussie over de borg of een SNF-inspectie heeft u alles in een paar klikken.

De woningbeheer-software van eyesonrooms werkt zo: inspecties met foto's per punt, bewoners en bedden, contracten en meldingen in één overzicht. Bewoners kunnen zelf een storing melden via een QR-code in de woning, in vijf talen. Wie ook de sensoren gebruikt, heeft per kamer de temperatuur en luchtvochtigheid erbij en kan per kamer een PDF-rapport maken. Dat helpt als de vraag is of een vochtplek door het gebouw of door het gebruik komt. Lees meer over woningbeheer-software.

Tip: begin met één vaste checklist voor alle woningen en pas hem pas aan na een paar weken gebruik. Een lijst die iedereen hetzelfde invult, is meer waard dan een perfecte lijst die niemand afmaakt.

09Veelgestelde vragen

10Bronnen

• Volkshuisvesting Nederland: Waarborgsom (geraadpleegd oktober 2026)
• Volkshuisvesting Nederland: Landelijke regels van goed verhuurderschap
• Bijzonder Strafrecht: HR 23 maart 2021, ECLI:NL:HR:2021:426 (huisvrede en toestemming eigenaar)
• Rechtbank Rotterdam 8 januari 2026, ECLI:NL:RBROT:2026:700 (art. 7:220 lid 1 BW)
• Stichting Normering Flexwonen: De norm en inspecties
• Stichting Normering Flexwonen: Norm voor huisvesting van arbeidsmigranten, versie 7.3 (2018)

11Lees ook