Woningbeheer-software kiezen: waar let u op bij flexwonen?

01Waarom loopt een spreadsheet vast?

Een spreadsheet is snel gemaakt en iedereen kan ermee werken. Juist dat wordt een probleem als het aantal huizen groeit. De meest gehoorde knelpunten:

• Meerdere versies. De planner, de coördinator en de administratie hebben elk een eigen bestand. Niemand weet welk bed nu echt vrij is.
• Geen geschiedenis. Wie heeft wanneer in kamer 3 gewoond? Wie heeft de borg teruggekregen? Een overschreven cel vertelt het niet.
• Foto's en documenten los van de gegevens. Inspectiefoto's staan op telefoons, contracten in een map, meterstanden in een e-mail.
• Deadlines worden gemist. Een huurcontract dat afloopt, een inspectie die moet, een keuring van de cv-ketel: in een spreadsheet ziet u ze alleen als u er zelf naar zoekt.
• Iedereen ziet alles. Fijnmazige rechten zijn er niet. Een coördinator ziet huurprijzen en persoonlijke gegevens die hij niet nodig heeft.

Dat laatste is meer dan een ongemak. De AVG vraagt dat u persoonsgegevens beperkt tot wat nodig is voor het doel, en dat u ze niet langer bewaart dan nodig. Met een gedeeld bestand is dat lastig aan te tonen.

02Welke functies zijn onmisbaar?

Software voor flexwonen moet de dagelijkse gang van zaken volgen: mensen komen, wonen, verhuizen en vertrekken. Deze onderdelen horen erin:

Bedden en bezetting

Per huis, kamer en bed: wie woont er, sinds wanneer, tot wanneer. Een overzicht van vrije bedden vandaag en over twee weken. Bij arbeidsmigranten wilt u ook kunnen zien wie bij welke opdrachtgever werkt, want dat bepaalt vaak het vervoer.

In- en uitchecken

Een vaste stappenlijst bij aankomst en vertrek: sleutels, huisregels, meterstanden, staat van de kamer. Liefst op de telefoon, zodat de coördinator het ter plekke afrondt.

Contracten en ondertekening

Sinds 1 juli 2023 geldt de Wet goed verhuurderschap. Voor arbeidsmigranten moet de huurovereenkomst los staan van de arbeidsovereenkomst, en moet u hen informeren in een taal die zij begrijpen. Kies software die contracten per bewoner bijhoudt, in meerdere talen kan aanbieden en digitaal laat ondertekenen.

Inspecties met foto's

Een vaste checklist per huis, met per punt goed of fout, een foto en een korte toelichting. Zo kunt u later laten zien hoe een kamer erbij stond. Dat helpt bij schade en bij discussies over schimmel; lees ook schimmelschade: gebrek of gebruik?

Onderhoud en storingen

Een meldsysteem waarin elke storing een ticket wordt, met status, foto's en wie het oppakt. Goed is als bewoners zelf kunnen melden, bijvoorbeeld via een QR-code in het huis, in hun eigen taal.

Documenten en deadlines

Huurcontracten met de eigenaar, keuringen, vergunningen, verzekeringen. Elk document met een vervaldatum, en een lijst van wat binnenkort afloopt.

Kosten en facturen

Huur aan de eigenaar, energie, water, internet, schoonmaak, reparaties. Per huis een overzicht van wat het kost en wat het oplevert. Zo ziet u welk huis te duur is voor de bezetting.

Rollen en rechten

Management, coördinatoren en externe partijen zien niet hetzelfde. Een coördinator heeft geen huurprijzen nodig. Rechten per rol zijn een directe toepassing van dataminimalisatie.

Meertalige communicatie

Huisregels, meldformulieren en informatie in de talen van uw bewoners. Bij arbeidsmigranten is dat vaak Pools, Roemeens of een andere taal naast Nederlands en Engels.

Koppelingen en export

Een API of koppeling met de planning- en personeelssystemen die u al gebruikt, zodat u namen en startdatums niet twee keer invoert. En een export van al uw gegevens in een open formaat, zodat u nooit vastzit aan één leverancier.

03Wat vraagt de AVG van uw software?

U bent de verwerkingsverantwoordelijke. De leverancier van de software is meestal verwerker: hij verwerkt persoonsgegevens in uw opdracht. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is een verwerkersovereenkomst dan verplicht. De AP raadt aan om daarin concreet te zijn, bijvoorbeeld over bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen, en de overeenkomst geregeld bij te werken.

Artikel 28 van de AVG noemt wat er minimaal in moet staan. Onder meer:

• onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking, en welke soorten gegevens en personen het betreft;
• dat de verwerker alleen op uw schriftelijke instructie werkt, ook bij doorgifte buiten de EU;
• geheimhouding voor iedereen die bij de gegevens kan;
• passende beveiliging;
• regels voor het inschakelen van subverwerkers;
• hulp bij verzoeken van betrokkenen en bij datalekken;
• verwijderen of teruggeven van alle gegevens als de dienst stopt;
• de mogelijkheid tot audits.

Bewaren en verwijderen

De AVG zegt dat u gegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel. Er is geen vaste termijn voor alles. Vraag dus of u per soort gegeven een bewaartermijn kunt instellen, en of oud-bewoners na die termijn echt worden verwijderd of geanonimiseerd.

Inzage en rechten

Een bewoner mag vragen welke gegevens u van hem hebt. U moet zonder onnodige vertraging antwoorden, en uiterlijk binnen een maand. Software die per persoon alle gegevens kan tonen en exporteren, maakt dat een klus van minuten.

Waar staan de servers?

Gegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte kan, maar alleen met extra waarborgen. Hosting in de EU maakt het eenvoudiger. Vraag ook waar de back-ups en de subverwerkers staan, niet alleen de hoofdserver.

Dit artikel is geen juridisch advies. Laat uw verwerkersovereenkomst en privacyverklaring nakijken door een jurist of privacyspecialist.

04Welke vragen stelt u over beveiliging?

Artikel 32 van de AVG vraagt passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling, betrouwbare systemen, snel herstel na een storing en regelmatig testen of de maatregelen werken. Vertaal dat naar concrete vragen aan de leverancier:

1. Is alle verbinding versleuteld, en zijn wachtwoorden opgeslagen als hash in plaats van leesbaar?
2. Kan ik per gebruiker rechten geven, en een gebruiker direct blokkeren als hij vertrekt?
3. Is er een logboek van wie wat heeft bekeken of gewijzigd?
4. Hoe vaak worden back-ups gemaakt, waar staan ze, en wanneer is herstel voor het laatst getest?
5. Hoe en hoe snel meldt u een datalek aan mij? Ik moet een lek binnen 72 uur bij de AP melden als het een risico vormt.
6. Welke subverwerkers gebruikt u, en waar staan zij?
7. Hoe krijg ik al mijn gegevens mee als ik stop, en wanneer worden ze daarna bij u verwijderd?

Een goede leverancier beantwoordt deze vragen schriftelijk en zonder omwegen. Vage antwoorden zijn ook een antwoord.

05Welke prijsmodellen bestaan er?

Leveranciers rekenen op verschillende manieren. Elk model past bij een ander soort bedrijf:

• Per woning of eenheid. Voorspelbaar als u veel bedden per huis hebt. Duur bij veel kleine woningen.
• Per bed of per contract. Volgt de bezetting. Bij snel wisselende bewoners kan de rekening per maand schommelen.
• Staffels. Een vast bedrag per maand binnen een bandbreedte, bijvoorbeeld tot een bepaald aantal woningen. Rustig te begroten; let op wat er gebeurt als u net over een grens gaat.
• Per gebruiker. Goedkoop met een klein team, duur als u veel coördinatoren en externe partijen toegang wilt geven.

Reken met uw eigen cijfers over drie jaar: aantal huizen, bedden, wisselingen per jaar en gebruikers. Vraag ook naar eenmalige kosten voor inrichting, import en training, en naar extra kosten voor koppelingen.

06Hoe pakt u de invoering aan?

1. Schrijf uw processen op. Hoe verloopt een aankomst, een verhuizing, een vertrek, een storing? Software moet daarbij passen, niet andersom.
2. Ruim de data op. Zet alle huizen, kamers, bedden en bewoners in één schoon bestand. Gooi weg wat u niet meer nodig hebt.
3. Begin klein. Kies een paar huizen en één team. Werk een maand parallel en los de knelpunten op.
4. Leg rollen vast. Wie mag wat zien en wijzigen? Leg dat vast voordat u iedereen uitnodigt.
5. Train de coördinatoren. Zij gebruiken het systeem dagelijks op de telefoon. Als het daar niet werkt, wordt het niet gebruikt.
6. Informeer bewoners. Vertel in hun taal welke gegevens u vastlegt en waarom, en hoe ze een storing melden.
7. Zet de spreadsheet stop. Zolang het oude bestand bestaat, blijft men erin werken.

07Checklist voor uw vergelijking

Gebruik deze lijst tijdens demo's. Geef per leverancier een score en noteer het antwoord op papier.

eyesonrooms heeft ook een module voor woningbeheer, met bedden, inspecties met foto's, contracten, storingen en een planner voor woon-werkverkeer. Meer daarover leest u op woningbeheer-software. Leg die net zo goed langs deze checklist.

08Veelgestelde vragen

09Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: 'De' verwerkersovereenkomst bestaat niet
• Autoriteit Persoonsgegevens: Mag u persoonsgegevens verwerken?
• AVG artikel 28: Verwerker
• AVG artikel 5: Beginselen (dataminimalisatie, opslagbeperking)
• AVG artikel 12: Termijn voor verzoeken van betrokkenen
• AVG artikel 32: Beveiliging van de verwerking
• AVG artikel 33: Melding van een datalek
• Volkshuisvesting Nederland: Wet goed verhuurderschap (1 juli 2023)

10Lees ook