Een SNF-inspectie voorbereiden: checklist per ruimte

01Hoe verloopt een SNF-inspectie?

Er zijn twee soorten inspecties. De administratieve inspectie vindt elk jaar plaats en kijkt naar uw papieren: zijn alle locaties aangemeld, zijn de locaties waarvoor u eerst-verantwoordelijk bent geïnspecteerd, en voldoet u aan de eisen voor goed werkgeverschap en beheer. De locatie-inspectie is het bezoek ter plaatse, waarbij de inspecteur een locatie toetst aan alle normen.

De inspecties worden uitgevoerd door onafhankelijke inspectie-instellingen die u zelf kiest. In 2022 waren dat er zes, met samen 36 inspecteurs. Volgens SNF werden reguliere locatie-inspecties toen de dag van tevoren aan het bedrijf aangekondigd, met het oog op de privacy van de bewoners. Bij een spoedinspectie na een klacht is de aankondiging zo kort mogelijk.

Na het bezoek hoort u de bevindingen mondeling en krijgt u ze schriftelijk; de inspectie-instelling stuurt de uitkomst ook naar SNF. Elke bevinding is een minor (kleine tekortkoming) of een major (grote tekortkoming). Bij sommige eisen, zoals hygiëne, ventilatie en schimmel, bepaalt de inspecteur zelf hoe zwaar een bevinding weegt.

Welke eisen er precies gelden, leest u in De SNF-norm uitgelegd. Dit artikel gaat over de voorbereiding.

02Welke documenten moet u klaar hebben?

Een groot deel van de inspectie gaat over wat u kunt laten zien. Zorg dat dit op orde en snel vindbaar is:

• Actueel locatie-overzicht met het aantal bewoners per locatie. De werkelijke bezetting moet kloppen met de administratie; een bed meer dan geregistreerd is een major.
• Locatieregister (Informis) met de juiste woonvorm per locatie. Per 1 oktober 2026 hoort de woonvorm bij de administratieve inspectie.
• Onderhoudslogboek: de staat van de woningen wordt vier keer per jaar gecontroleerd, met datum, naam van de controleur, adres, bevindingen, en hoe en door wie die zijn opgelost.
• Keuringsbewijs van cv-ketel, gaskachel en geiser, niet ouder dan twee jaar. Sinds 1 maart 2024 mag alleen een CO-gecertificeerd installatiebedrijf dit onderhoud en deze keuring doen.
• Onderhoudsbewijs van de brandblussers. SNF meldde in 2024 dat onderhoud minimaal eens per twee jaar volstaat; sommige verzekeraars eisen jaarlijks.
• Schriftelijke verklaringen van bewoners die vrijwillig een slaapkamer delen (op nieuwe locaties).
• Directieverklaring over brandveiligheid en een eventuele melding of vergunning (vanaf 1 oktober 2026).
• Bewijs van goed werkgeverschap: inschrijving in het SNA-register voor uitzendbureaus, of de cao-verklaringen voor uw sector.

03Checklist per ruimte

Loop elke locatie vóór de inspectie zelf na, het liefst met dezelfde lijst als bij de kwartaalcontrole. De tabel geeft per ruimte de punten waar een inspecteur op let.

Kijk ook naar wat bewoners veranderd hebben: een extra matras op de grond, een dichtgeplakt rooster of een eigen kachel. Dat zijn precies de dingen die tussen twee controles ontstaan.

04Waar gaat het vaak mis?

SNF publiceert geen ranglijst van de meest gevonden tekortkomingen. Wel geven de mededelingen en klachtcijfers van SNF een goed beeld van de aandachtspunten:

• Hygiëne, ruimte en verwarming. In de SNF-factsheet van 2024 gingen de meeste klachten van bewoners over hygiëne (65), gevolgd door ruimte, daglicht en verwarming (56), capaciteit (37), financiën (32) en voorzieningen (30). Wat bewoners als klacht melden, is vaak ook wat een inspecteur ziet.
• Keuring door een niet-gecertificeerd bedrijf. Wordt een cv-ketel, gaskachel of geiser gekeurd door een installateur zonder CO-certificering, dan noteert de inspecteur een major. Kijk in het register van gecertificeerde bedrijven voordat u iemand inschakelt.
• Zachtboardplafonds. Die zijn vanwege brandgevaar niet toegestaan in nieuwbouw en moeten bij renovatie worden verwijderd. SNF adviseert ze zo snel mogelijk te vervangen; de inspecteur noteert er een minor voor.
• Bezetting die niet klopt. Meer bewoners dan geregistreerd, of een locatie met capaciteit 0 die toch gebruikt wordt. Een tijdelijk leegstaande locatie geeft u een einddatum; is die binnen zes weken weer in gebruik, dan is geen herinspectie nodig, daarna wel.
• Verkeerde woonvorm in het register. Volgens Normec de meest gemaakte fout: wooneenheden in een gebouwencomplex die als hotel of pension zijn aangemeld.
• Schimmel en ventilatie. Schimmel komt terug als de oorzaak blijft: vocht, een koude muur en tijd. Meer in Schimmel voorkomen en Schimmelschade: gebrek of gebruik?

05Na de inspectie: bevindingen herstellen en herinspectie

De termijnen zijn kort, dus plan het herstel direct na het bezoek:

Wordt een major niet op tijd hersteld, dan kan dat leiden tot schorsing en verwijdering uit het register. In 2022 werden 59 bedrijven uit het register gehaald, van wie 16 omdat ze niet aan de eisen voldeden; de rest stopte zelf of hield op te bestaan.

Na een klacht kan SNF een ad-hoc inspectie of een spoedinspectie laten uitvoeren. Volgens de SNF-nieuwsbrief van april 2024 kost een ad-hoc inspectie € 250 per locatie en een spoedinspectie € 1.000; die kosten worden aan het bedrijf doorberekend als er grote tekortkomingen worden gevonden. Daarnaast betaalt u SNF een jaarlijkse bijdrage die afhangt van het aantal actieve locaties op 1 januari, en de inspectiekosten spreekt u af met de inspectie-instelling.

Tips voor het herstel: leg elke bevinding vast met een foto vóór en na, met datum en wie het heeft opgelost. Dat is precies wat het onderhoudslogboek sinds 2025 moet bevatten, en het maakt de herinspectie korter.

06Hoe helpen metingen en digitale vastlegging?

De norm vraagt op verschillende plekken om iets aantoonbaars: aantoonbaar onderhouden ventilatie, een logboek met opgeloste bevindingen, keuringen met een datum. Met papier en losse foto's in een telefoon lukt dat, maar het kost tijd om alles terug te vinden op de dag dat de inspecteur belt.

• Vocht en schimmel per kamer. Een sensor die temperatuur en luchtvochtigheid per kamer meet, laat zien of een kamer na het douchen weer droog wordt of dagenlang vochtig blijft. Zo ziet u een kamer met schimmelrisico weken voordat er een zwarte plek op de muur staat.
• Verwarming. Metingen laten zien of een kamer te koud blijft, of de verwarming niet aanslaat, en of er waarschijnlijk een elektrische kachel staat. Dat zijn ook de punten waar bewoners over klagen.
• Inspecties met foto's. Een kwartaalcontrole die per punt in orde of niet in orde vastlegt, met foto en de plek in huis, is meteen uw onderhoudslogboek. Een storingsmelding die daaruit volgt, laat zien wie het heeft opgelost en wanneer.
• Bezetting en bedden. Wie bewoners en bedden in één systeem bijhoudt, heeft het locatie-overzicht met het aantal bewoners per locatie direct klaar.

eyesonrooms combineert die onderdelen: een sensor per kamer voor temperatuur en luchtvochtigheid, een ochtendmail om 07:30 met de kamers die aandacht nodig hebben, een PDF-rapport per kamer, en woningbeheer met inspecties met foto's, bewoners, bedden en storingsmeldingen. Metingen vervangen de inspectie niet, maar u weet eerder waar u moet kijken. Zie het SNF-pakket.

Dit artikel is een praktische handreiking, geen juridisch advies. De actuele normtekst en het inspectiereglement vindt u op normeringflexwonen.nl; twijfelt u, vraag het uw inspectie-instelling of raadpleeg een jurist.

07Veelgestelde vragen

08Bronnen

• Stichting Normering Flexwonen: De norm (inspectieprocedure, informatiekaart)
• SNF: Terugblik 2022 (inspectie-instellingen, aankondiging, sancties)
• SNF-nieuwsbrief april 2024 (cv-keuring, zachtboard, blussers, ad-hoc inspecties)
• SNF: Factsheet 2024 (klachten per onderwerp)
• Bureau Cicero: SNF-registratie, termijnen en onderhoudslogboek
• Normec: Change to SNF standard effective October 1, 2026
• Normec: SNF seal of approval (inspectieproces)
• Gemeente Deurne: Beleidsnotitie huisvesting tijdelijke arbeidsmigranten (2025), bijlage SNF-normenset

09Lees ook